Manajemen Waktu-1

1.a.   Mengapa Waktu Harus di Manage ???

Pentingnya me-manage waktu :

1)    Agar dapat mencapai tujuan hidup saya

     Modal waktu setiap manusia adalah sama, yang berbeda adalah cara mengisi waktunya. Orang yang sukses akan mengisi waktunya dengan sesuatu yang tidak disukai oleh orang yang gagal. Maka makna dari suatu waktu akan tergantung dengan apa kita mengisi waktu tersebut.

2)   Agar dapat menunaikan hak-hak orang lain yang ada dalam diri saya

     Allah memiliki hak atas diri kita, orang tua memiliki hak atas diri kita, muslim lain memiliki hak atas diri kita, keluarga kita memiliki hak atas diri kita, tubuh kita memiliki hak atas diri kita. Seorang Muslim adalah orang yang dapat menunaikan seluruh hak-hak tersebut diatas.

1.b.   Prinsip-prinsip Dasar Pemanfaatan Waktu

·         Disiplin Waktu.

Yaitu ketepatan waktu dalam kehadiran dan penyelesaian tugas.

o   Ketidak disiplinan waktu adalah sumber kegagalan

o   Ketidak disiplinan waktu akan membebani orang lain

·         Meningkatkan Kualitas Pengisian Waktu

Cobalah selalu bekerja lebih keras. Kita bisa meningkatkan hasil antara 10 hingga 15 % dengan melakukan usaha sedikit lebih. Jika Anda berencana untuk membaca sejumlah halaman tertenu atau bekerja hingga jam tertentu, Anda bisa memaksa diri melakukan sesuatu lebih sedikit dari itu. Kebiasaan ini dapat meningkatkan produksi dan membantu keberhasilan. Karena tugas selalu lebih banyak dari waktu yang tersedia, kebiasaan ini bisa membuat kita lebih produktif dan menguntungkan.

·         Jangan tangguhkan pekerjaan hingga esok

Jika Anda menangguhkan suatu pekerjaan, tugas Anda akan bertimbun. Anda tidak tahu apakah yang akan terjadi pada esok hari. Adalah sesuatu yang melegakan jika Anda memulai kerja hari ini tanpa ada pekerjaan kemarin yang masih tertinggal. Latihan yang baik adalah melakukan tugas dengan serta merta jika tugas itu hanya 5 menit atau kurang. Jika tugas itu lebih dari 5 menit, jadwalkan menurut prioritasnya. Coba bayangkan Anda dapat melakukan dua belas tugas dalam satu jam. Jika ada sepuluh orang seperti Anda dalam organisasi, efektivitas tugas Anda sungguh menakjubkan.

·         Prioritas Waktu

Jika ada lebih dari satu schedule task yang harus dikerjakan dalam satu waktu apa yang harus kita lakukan ? Berikut ini arahan-arahan dalam memilih prioritas waktu :

Ø  Prinsip Patero 80/20

Bahwa 80% dari nilai suatu kelompok kegiatan biasanya hanya terpusat pada 20% saja dari seluruh kegiatan tersebut.

Bila anda memiliki sebuah daftar pekerjaan harian yang berisi sepuluh pekerjaan, maka berarti anda dapat berharap untuk memperoleh efektifitas sebesar 80% dengan hanya berhasil menyelesaikan dua hal yang paling penting dari daftar anda !

Ø  Di mana kekuatan Anda lebih dibutuhkan

Kita biasanya bekerja bersama TIM. Maka kajilah pada TIM yang mana kekuatan Anda lebih dibutuhkan. Lalu perkuatlah kekuatan TIM yang (terpaksa) Anda tinggalkan (secara psikologi atau Anda dapat meminta tugas-tugas yang dapat Anda selesaikan untuk meringankan beban TIM yang Anda tinggalkan)

INGAT !!!! Aktivitas manapun yang Anda pilih; Anda tetap tidak boleh melalaikan aktivitas lain yang Anda tinggalkan !

·         Multi Tasking : Memanfaatkan waktu yang terluang

Bagaimana waktu berlalu ??? (simulasi)

Apa yang Anda lakukan pada menit-menit yang terluang, yaitu waktu yang Anda sebut sebagai waktu lebih? Adakah Anda sadar bahwa buku-buku dapat dihasilkan, Qur’an dan Hadis dapat dihafal sepenuhnya?

Waktu yang terluang itu mungkin beberapa menit sewaktu menunggu. Apakah anda menamakan waktu yang terluang ini sebagai waktu yang kreatif? 15 menit sehari bermakna sebelas hari setahun, 30 menit sehari bermakna 22 hari setahun.

Simulasi :

BERHARGANYA WAKTU YANG BERLALU : Kita semua tentu memiliki suatu keinginan untuk mengerjakan suatu aktivitas tertentu yang mungkin selama ini belum dapat kita laksanakan dengan alasan kita tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya.

Tetapi bayangkan, jika Anda memiliki waktu kosong selama  260 jam dalam setahun, aktivitas apa saja yang ingin Anda kerjakan selama waktu tersebut ?

(Mintalah peserta untuk membayangkan dan menuliskannya)

Anda akan dapat menyelesaikan kegiatan-kegiatan yang besar dalam jangka waktu seperti itu: Anda dapat

·         Menghafal sebagian besar ayat-ayat Qur’an

·         Mempelajari teknik-teknik membaca cepat

·         Memperoleh keterampilan khusus

·         Membuat lingkungan Anda paling indah untuk dilihat

·         Mempelajari bahasa asing

·         Menulis buku

Darimanakah Anda dapat memperoleh waktu 260 jam tersebut ?

Sebagai contoh, dengan mengabaikan satu jam pada setiap hari bekerja, Anda memperoleh 260 jam setahun atau sama dengan 32 hari bekerja penuh.

BAGAIMANA WAKTU BERLALU : Renungkanlah aktivitas rutin yang Anda kerjakan setiap hari lalu tuliskanlah beserta waktu yang Anda gunakan untuk mengerjakan aktivitas tersebut (Terutama aktivitas-aktivitas kosong, seperti menunggu kedatangan guru dikelas, menunggu waktu masuk sekolah, dll). Jika sudah, kalikan setiap waktu tersebut dengan 356. Itulah waktu yang Anda perlukan dalam setiap tahun untuk mengerjakan aktivitas tersebut.

1.c.    Mengisi Waktu

1.c.i. Untuk apa saja waktu kita gunakan ?? (mungkin seperti ini :)

1.    Ibadah dan peningkatan ketaqwaan

2.    Penunaian hak-hak keluarga

3.    Belajar. Belajar dari apa sih ??? Apakah hanya pelajaran sekolah saja ???

4.   Aktivitas di KRM

5.    Penunaian hak-hak tubuh dan istirahat. Bentuk istirahat yang baik itu bagaimana sih?

1.c.ii. Bagaimana cara memaksimalkan pemanfaatannya ??

1.    Ibadah – peningkatan ketaqwaan

-          Hadirkan ikhlas dan khusyu dalam ibadah. Inilah sumber kualitas dan buah dari ibadah

-          Biasakan beribadah secara berjama’ah (shalat secara berjama’ah, berada di lingkungan ahli ibadah, dll). Hal ini akan lebih memotivasi dan menjaga keimanan diri

-          Lakukan musyaratah dalam beribadah, sehingga amalan kita terpelihara. Siapkan “amunisi” agar mudah menggunakannya disaat luang

-          Selalu alokasikan waktu secara rutin untuk mempelajari al-Islam. Ilmulah pembangkit amal.

-          Pastikan untuk setiap hari menyisihkan sebagian waktu untuk berpikir (muhasabah), mengadakan refleksi dan membuat rencana (musyaratah). Barangkali, salah satu alasan mengapa anda sedemikian sibuk adalah bahwa anda tidak mengambil waktu untuk merencanakan.

-          Jadikan setiap aktivitas kita menjadi ibadah dengan cara :

1.    Niatkan karena Allah (biasakan memulai dengan do’a)

2.    Jangan melakukan yang haram atau bid’ah

2.    Penunaian hak-hak keluarga

-          Perbagus akhlak !!! Hidup terlalu singkat untuk diisi dengan akhlak yang buruk. Gembirakan orang tua dan keluarga dengan akhlak yang baik. Tip-tipsnya lihat Birrul Walidain.

-          Sering-sering memberi perhatian kepada anggota keluarga yang lain. Jadilah pribadi yang hangat.

3.    Belajar :

-          Belajarlah secara berkelompok dan manfaatkan keberadaan senior. Jangan membiarkan waktu terbuang hanya untuk memusingkan suatu soal

-          Ketahui prioritas yang dipelajari (cari soal-soal contoh tahun lalu) Ingat prinsip 80-20.

-          Manfaatkan metode-metode Quantum Learning untuk mengi-ngat, membaca dan mencatat.

-          Mulai belajar dari materi yang sulit baru yang mudah. Karena di awal tubuh kita masih segar untuk memperlajari materi yang sukar.

-          Banyak cari tahu cara belajar orang lain.

-          Yang dipelajari di bangku sekolah hanyalah sebagian dari yang harus kamu pelajari untuk menjalani hidup kelak. Maka, beraktivitaslah di ROHANI untuk mendapatkan pelajaran yang tidak kamu pelajari di bangku sekolah

-          Beradalah di lingkungan orang-orang yang berprestasi !

4.   Aktivitas di ROHANI

-          No comment. It’s our world man !!!!

5.    Penunaian hak-hak tubuh dan istirahat

-          Istirahat tidak harus selalu tidur. Yang penting adalah re-kreasi, yaitu kita menjadi segar kembali untuk melanjutkan aktivitas selanjutnya.

-          Orang dapat ber-re-kreasi dengan melakukan hobi. And remember : ROHANI, Bertualang dalam berbagai pengalaman. Tapi yang penting : usahakan re-kreasi yang bermanfaat.

-          Hak-hak tubuh meliputi : gizi yang cukup (jangan telat makan !), istirahat yang cukup dan olahraga yang cukup

1.d.   Cara Scheedulling Waktu

1.    Turunkan tujuan hidup kamu (baik skala jangka panjang atau menengah)

2.    Turunkan misi apa saja yang harus kamu lakukan untuk mencapai tujuan hidup kamu itu. Kalau bisa temukan cara terbaik menyelesaikan misi tersebut.

3.    Tentukan kapan saja misi itu harus sudah terlaksana (dalam domain waktu) :

Cara-cara scheeduling domain waktu :

o   Penjadwalan waktu mingguan :

Catat tujuan terpenting yang harus dicapai selama minggu tersebut.

PERENCANAAN MINGGUAN

Waktu	Senin	Selasa	Rabu	Kamis	Jum’at	Sabtu
8.00
8.30
……
5.00
5.30

Tujuan no. 1 : _____________________________________________

Minggu ke : ______________________________________________

o   Penjadwalan aktivitas harian : Menentukan aktivitas apa saja yang harus diselesaikan hari ini

“Tuliskan enam tugas yang paling penting yang harus anda lakukan besok pagi dan berilah nomor urut berdasarkan urutan kepentingannya. Masukkan kertas ini ke dalam saku anda dan besok pagi, hal pertama yang harus anda kerjakan adalah melihat pada tugas pertama dan segeralah mulai mengerjakannya sampai selesai. Kemudian kerjakan tugas kedua dan seterusnya. Lakukan hal ini sampai waktu pulang tiba dan jangan perduli apakah anda hanya dapat menyelesaikan satu atau dua tugas saja. Selanjutnya pada daftar baru untuk hari esoknya, cantumkan hal-hal yang belum terselesaikan di urutan paling atas dan tambahkan tugas-tugas penting yang berikutnya pada daftar tersebut sampai anda memiliki enam tugas lagi yang paling penting pada daftar harian anda. Dengan cara ini anda hanya akan selalu mengerjakan tugas yang penting-penting saja.

Berikan prioritas terhadap pekerjaan yang pokok.

Contoh :

1.    Tujuan hidup saya jangka menengah : (6 bulan ini)

a.   Lulus dari semester ini dengan rangking termasuk dalam 10 besar

                         i.    Saya harus berusaha mengerjakan sebanyak mungkin soal-soal MT dan IPA

                       ii.    Saya harus belajar Quantum Learning sebagai modal saya untuk menghafal materi-materi mata pelajaran hafalan

b.   Tetap terbimbing dalam jalan Islam

                         i.    Saya harus mendapat lingkungan yang Islami (Kharisma, ROHANI, DT, dll)

                       ii.    Dalam seminggu saya harus meluangkan waktu minimal 2 jam untuk mempelajari Islam (mentoring, mendengar khutbah, dll)

c.    Melancarkan kemampuan saya berbahasa Inggris

                         i.    Jika orang tua saya berkecukupan, saya ingin les bahasa Inggris

                       ii.    Jika tidak saya harus menciptakan lingkungan yang membiasakan berbahasa Inggris atau karena saya memiliki alumni saya akan sesering mungkin mengajaknya berbahasa Inggris atau saya meminjam saja buku-buku berbahasa Inggris.

d.   Telah memiliki berbagai pengalaman berorganisasi agar mampu memimpin dan bekerjasama dengan orang lain => bekal saya untuk kerja kelak.

e.    Saya harus memilih organisasi dimana saya dapat mencurahkan kemampuan saya sebaik mungkin.

1.e.    Sebuah Renungan tentang Waktu

1.    Bagaimana saya memboroskan waktu saya ? Apa yang dapat dilakukan untuk mencegah atau mengurangi pemborosan waktu dimasa mendatang ?

2.    Bagaimana saya memboroskan waktu orang-orang lain ? Waktu siapakah yang saya boroskan ? Bagaimana saya dapat mencegah terjadinya hal ini ?

3.    Kegiatan-kegiatan apakah yang kini saya lakukan yang dapat dikurangi, dihilangkan atau diberikan untuk dikerjakan oleh orang lain ?

4.   Apakah yang dilakukan orang lain yang memboroskan waktu saya? Apakah ada sesuatu yang dapat dilakukan untuk mengurangi atau menghilangkan kejadian-kejadian di masa mendatang? Bila demikian apakah itu ?

5.    Apa saja yang telah saya lakukan secara mendesak tetapi tidak penting artinya ?

6.   Apakah yang saya lakukan yang mempunyai arti penting dipandang dari segi tujuan-tujuan saya?

7.    Apakah saya mempergunakan waktu saya untuk mengejar hal-hal yang penting bagi diri saya? Bila tidak, mengapa? Bila ya, bagaimana ?

Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut harus dapat memberikan kepada anda banyak gagasan-gagasan yang akan memungkinkan anda dapat mempergunakan waktu anda secara lebih baik lagi

Maraji’

Jack Collis, Work Smarter not Harder

Hisham Al-Talib, Training Guide for Islamic Worker